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Kongressorganisation

Leistungsbausteine für Ihren Erfolg.

Eine sinnvolle Kongressplanung erfordert nicht nur ein detailliertes Konzept, sondern auch klare und transparente Kommunikationsstrukturen, Flexibilität sowie ziel- und kundenorientiertes Denken und Handeln.

1. Gesamtorganisation des Kongresses

Beratung bei der Planung und Vorbereitung

  • Erstellung eines detaillierten Workflows in enger Abstimmung mit dem Kunden
  • Planung und Organisation der Tagungsräume und des Kongressleitsystems
  • Technische Planung und Organisation der Veranstaltung
  • Personalplanung und Tagungssekretariat
  • Konzeption und Erstellung sämtlicher Werbemittel
  • Erarbeitung der Adressverteiler
  • Hotel- und Reiseorganisation
  • Organisation des Caterings
  • Bedarfs- und Kostenplanung aller Vertragspartner (Raumvermieter, Technik, ...)

Finanzmanagement

  • Kosten- und Finanzplanung (laufende Budgetführung, Inkasso, Einnahmen- und Ausgabenverwaltung, Mahnwesen)
  • Finanzbuchhaltung inkl. steuerlicher Würdigung
  • Endabrechnung
2. Veranstaltungshomepage und Medieneinsatz
  • Domainregistrierung, Programmierung und laufende Pflege einer Veranstaltungshomepage
  • Beratung zum Einsatz neuer Medien
  • Online-Präsentation der wissenschaftlichen Inhalte der Referenten- und Ausstellerverzeichnisse und Sponsoren
  • Individuelle Zusammenstellung eines persönlichen Timetables für jeden Teilnehmer
  • Online-Befragung und statistische Auswertungen
  • Erstellung eines News-Tickers, Versand von Newslettern per Sammel-E-Mail
3. Elektronische Abstractverwaltung
  • Einrichten eines Online-Portals zur elektronischen Abstracteinreichung über Veranstaltungshomepage
  • Online-Review der Abstracts
  • Versendung von Zu- und Absagen nach Maßgabe des Veranstalters
4. Organisation der Fachausstellung und Satellitensymposien
  • Erstellung eines Marketingkonzeptes inkl. aller technischen Details
  • Firmenakquisition
  • Beratung und Anmeldebearbeitung
  • Konzeption und Planung der Industrieausstellung
  • Erstellung und Publikation eines Aussteller-/Warenverzeichnisses
  • Rechnungsstellung, Inkasso und Mahnwesen
  • Ausstellerevaluierung
5. Akquise von Inserenten und Sponsoren
  • Entwicklung eines Sponsoringkonzeptes
  • Erstellung der Akquisitionsunterlagen für Inserenten und Sponsoren
  • Beratung und Vertragsabwicklung
  • Rechnungsstellung, Inkasso und Mahnwesen
6. Referenten- und Teilnehmermanagement

Teilnehmer

  • Telefonische Betreuung vor der Veranstaltung
  • Einrichten eines Online-Portals zur Teilnehmerregistrierung über die Veranstaltungshomepage
  • Bearbeitung der Anmeldungen und Versand von Reservierungsbestätigungen
  • Inkasso der Teilnehmergebühren inkl. Bestätigung und Rechnungsstellung sowie Mahnwesen
  • Erstellung und laufende Aktualisierung von Teilnehmerstatistiken
  • Zusammenstellung der persönlichen Teilnehmerunterlagen
  • Teilnehmerevaluierung

Referenten

  • Anmeldung und Registrierung
  • Korrespondenz in enger Abstimmung mit dem Veranstalter
  • Information und Kommunikation hinsichtlich technischer Details
  • Hotelreservierung inkl. Reisekostenabrechnung
  • Zusammenstellung der Kongressunterlagen mit persönlichem Timetable

Zertifizierung

  • Zertifizierung des Kongresses nach den Richtlinien der zuständigen Ärztekammer
  • Bereitstellung der Zertifikate für Teilnehmer und Referenten
  • Übermittlung der Fortbildungspunkte an den Elektronischen Informationsverteiler (EIV) der Bundesärztekammer
7. Organisation des Rahmenprogramms
  • Planung, Vorbereitung und Gestaltung diverser Rahmenprogrammpunkte (Get-Together-Parties, Referentenessen,...)
  • Organisation der Transfers
  • Preis- und Vertragsverhandlungen mit Raumvermietern, Catering und Künstlern (inkl. GEMA-Anmeldung,...)
8. Durchführung der Veranstaltung vor Ort
  • Einrichtung und personelle Besetzung des Tagungsbüros durch MCN
  • Betreuung der Teilnehmer, Referenten, Aussteller und Sponsoren
  • Organisation und Koordination aller Abläufe vor Ort (u. a. Personaleinsätze, Beschilderung, Veranstaltungsräume, Catering, Technik, Transfers, Einlasskontrollen)
  • Koordination des Rahmenprogramms
  • Überwachung von Auf- und Abbau der Fachausstellung
9. Qualitätsmanagement
  • Fortlaufende operative und strategische Prozess- und Konzeptoptimierung intern als auch bei externen Vertragspartnern
  • Erfassung der Besucherzahlen je wissenschaftlicher Sitzung zur Eruierung der Aktualität der wissenschaftlichen Themen, verbunden mit der künftigen Raumplanung
  • Enger Dialog mit Industriepartnern zur Verwirklichung beidseitiger Interessen

Dies ist nur ein Auszug unseres Leistungsportfolios. Gern stellen wir Ihnen unsere Leistungen persönlich vor und unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Veranstaltung.

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