Rund um den Teilnehmer ...
- Einrichten eines individuellen internetbasierten Registrierportals / Datenbank mit allen relevanten Informationen zur Registrierung Ihrer Teilnehmer
- Teilnehmerakquisition
- Registrierung der Tagungsteilnehmer - online durch SSL-Datenleitungen, per Fax sowie per Post - Referenten/Vorsitzende und Aussteller per PC
- Teilnehmer-Check-in und Ticketing vor Ort
- Druck und Versand des Vor- und/oder endgültigen Programmes mit Anmeldeformular
- Zertifizierung nach den Richtlinien der zuständigen Ärztekammern bzw. europäische Zertifizierung
- Dokumentation der jeweiligen Teilnehmer-Anwesenheit in Verbindung mit der Zertifizierung
- Sicherung der Hotelzimmer-Kontingente für Referenten
- Verhandlungen mit dem Incoming Service
- Teilnahmebestätigung
- Zusammenstellung der Teilnehmerunterlagen (Tagungsmappe)
- Pflege der kongresseigenen Adressdatenbank und Versand der Materialien
- Inkasso (auch online), Überwachung des Zahlungsverkehrs, Mahnwesen etc.
- Korrespondenz mit Teilnehmern, Referenten etc.
- Mehrsprachiger Telefonservice
- Erstellung persönlicher Timetables für Referenten
- Besetzung des Kongress-Counters (mit erfahrenem Eigen- und Fremdpersonal)
- (Online-)Abstractverwaltung
- Nachbearbeitung (Rückerstattung von Teilnehmergebühren etc.)
- Teilnehmerbefragung
Rund um die Ausstellung ...
- Definition der Aussteller-Zielgruppen
- Konzeption und Gestaltung der Ausstellung
- Aussteller-Adressen-Verwaltung
- Aussteller-Akquisition schriftlich und fernmündlich
- Akquisition von Anzeigen, Industrieforen, Satellitensymposien, Breakfast-Meetings und besonderen Werbemaßnahmen
- Allgemeine und veranstaltungsbezogene Ausstellungsbedingungen
- Erstellung des Aussteller-/Warenverzeichnisses sowie Nomenklatur
- Festlegung der Standmiete
- Standbau / Standausstattung
- Absprachen mit dem Raumvermieter, wie z.B. Bestuhlung, Technik etc.
- Zulassung der Aussteller mit Standmietenrechnung, Erstellung und Zusendung von technischen Richtlinien mit Bestellvordrucken für Serviceleistungen wie z.B. Strom etc.
- Aufplanung der Industrieausstellung
- Technischer Auf- und Abbau
- Betreuung der Aussteller während des Auf- und Abbaues sowie der Veranstaltung
- Ausstellerbefragung
- Zahlungsüberwachung und Mahnwesen der Standmieten sowie Nebenkosten
Allgemeines rund um den Kongress ...
- Zielgruppendefinition und Marketingkonzeption
- Erstellung eines Mediaplans sowie aller Werbematerialien (Plakate etc.) und Anzeigengestaltung
- Anmieten der Ausstellungshallen, Konferenz- und Tagungsräume
- Service-Einrichtungen, wie z.B. Internet-Cafe, VIP-Lounge, Business-Center sowie Cafeterien
- Veranstaltungsmeldung in der Fach- und Tagespresse sowie in Kongresskalendern
- Antragsstellung bei Ämtern/Behörden, wie z.B. Gema
- Kostenvergleich von Vertragsfirmen sowie Auftragserteilung
- Terminierung und Organisation von Pressekonferenzen
- Vernetztes Vor-Ort-System für Registrierung, Info-Service, Statistik und Zertifizierung
- Tagungs- und Verbandsbüro
- Medien-Check
- Grafik / Design / Messebau
- Simultanübersetzungs-Anlagen und Verpflichtung von Dolmetschern
- Wettbewerbs- und BIT-Präsentationen, Präsentationsstände, Video- und Multivisionskonzeption
- Interaktive Teilnehmerbefragung
- Busshuttle-Service für Referenten und Teilnehmer
- Liveübertragung per Satellit
- Bestuhlung, Tagungstechnik
- Parkplatzbewirtschaftung
- Beschilderung
- Reinigung
- Toiletten- und Garderobenbewirtschaftung
- Bewachung / Kontrolldienste
- Blumenschmuck
- Veranstalter-Haftpflichtversicherung
Rund ums Papier ...
- Briefbögen
- Kuverts
- Flyer
- Plakate
- Vorankündigungen / Programme (mehrsprachig)
- Teilnahmebescheinigungen
- Teilnahmebestätigungen
- Zertifikate mit individueller Vergabe der Fortbildungspunkte
- Standanmeldungen etc. für Industrieausstellung
- Technisches Rundschreiben mit Bestellvordrucken
- Abstract-Bände (gegebenenfalls auch als CD-ROM)
- Ehrenkarten
- Einladungskarten für Präsidenten-/Referentenessen, Rahmenprogramme
- Ausstellerkataloge
- Menü-/Tischkarten
- Reminder
- Aussteller-/Presseausweise
- Pressemappen
- Namensschilder für Referenten
- Befragungsbögen
- Parkausweise
- Reprovorlagen
- Werbemarken
- Pocket Guides
- Eröffnungs- und Ehrungsbroschüren
- Nachtrag Ausstellerverzeichnis
- Proceedings
Rund um Sonderveranstaltungen ...
- Eröffnungsfeier
- Stadtführung
- Gesellschaftsabend
- Theaterabend
- Get-together-Parties
- Präsidenten-/Referentenessen
- Abschlussveranstaltung
Rund ums Internet ...
In Zusammenarbeit mit unseren Internetspezialisten erstellen wir kostengünstig eine kongresseigene Website, die viele Vorteile bietet:
- Domain-Registrierung
- E-Mail-Adresse - IhrKongress@mcnag.info
- Teilnehmerregistrierung (die Online-Anmeldung zur Buchung von Programmpunkten ist direkt mit unserem Buchungssystem verbunden. Sie erhalten einen aktuellen Überblick über freie Kapazitäten und können diese verbindlich buchen. Eine schriftliche Buchungsbestätigung erfolgt umgehend.)
- Abstractverwaltung (Einreichung und Review online)
- Vortragsanmeldung
- Kongress-Timetables (Möglichkeit der Gestaltung eines individuellen Kongressprogramms für jeden Teilnehmer)
- Liveübertragung der Tagung im Internet
- Personifizierter Massen-E-Mail-Versand
- Kongress-Newsletter per E-Mail
Rund um die Finanzen ...
- Unterstützung bei der Einwerbung und Abwicklung von Sponsorengeldern, Entwicklung individueller Sponsorenkonzepte und Beantragung von Zuschüssen staatlicher Stellen
- Einrichtung einer eigenständigen Veranstaltungsbuchhaltung für Ihre Veranstaltung sowie Finanzcontrolling inklusive laufender Berichterstattung und Endabrechnung
- Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Kaufmanns für Ihr "Unternehmen Kongress"
- Betreuung steuerlicher und vertragsrechtlicher Belange durch Juristen und Steuerberater
- Verhandlung und Weitergabe von Sonderkonditionen
Rund um das Abstracthandling ...
Für die Durchführung wissenschaftlicher Kongresse hat MCN eine eigenständige Online-Abstractverwaltung entwickelt.
Für alle Beiträge können Abstracts online eingereicht werden und vom wissenschaftlichen Komitee abgerufen sowie bewertet werden.
Vortragsthemen, Sitzungen, Benotungssystem, Einreicher- und Bewerterdaten sowie Statistiken werden zentral verwaltet und sind der Tagungsleitung sowie MCN jederzeit zugänglich. Durch entsprechende Kennungen sind alle Bereiche entsprechend geschützt.
Nach Zuteilung der Abstracts zu den einzelnen Sessions und Erstellung des kompletten Programms steht jedem Besucher der Homepage die Option zur Verfügung, sich online einen persönlichen Kongressplan zusammenzustellen.
Von der Online-Abstractverwaltung kann ebenso schnell wie unkompliziert der Druck eines Abstractbandes oder die Produktion einer CD-ROM veranlasst werden.
Mitgliederverwaltung für Verbände und Gesellschaften
- Verwaltung von Neumitgliedern, Kündigungen, Adressen, etc.
- Rechnungsversendung und Verwaltung von Jahresbeiträgen
- Inkasso der Mitgliedsgebühren u.a. durch Bankeinzug (mit Mahnwesen)
- Versand von Mitgliedskarten
- Massen-E-Mail-Versand an Mitglieder
- Newsletter-Versand per E-Mail
- Erstellung individueller Serienbriefe
- Verwaltung von Adress-Etiketten
- Verschiedene Mitglieds-Statistiken
- Buchhalterische Abschlüsse
- Versand von Protokollen und Einladung zu Mitgliederversammlungen sowie deren organisatorische Abwicklung
